naslag · 10 min lezen

Bewaarbeleid voor gegevens

Gedetailleerde bewaartermijnen en verwijderingsprocedures van We-Fly

Deze vertaling is er voor het gemak. De Engelse versie is de versie die geldt.

Versie: 1.1 Ingangsdatum: 2025-11-25 Datum laatste herziening: 2026-10-07 Datum volgende herziening: 2026-11-25 Naleving AVG: artikel 5, lid 1, onder e) - opslagbeperking, artikel 17 - recht op gegevenswissing

1. Doel en toepassingsgebied

Dit bewaarbeleid voor gegevens legt de bewaartermijnen en verwijderingsprocedures vast voor persoonsgegevens die We-Fly verwerkt, overeenkomstig artikel 5, lid 1, onder e), AVG, dat vereist dat persoonsgegevens „worden bewaard in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkenen niet langer te identificeren dan voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt noodzakelijk is“.

Dit beleid geldt voor alle persoonsgegevens die We-Fly verzamelt, verwerkt en opslaat, waaronder:

Gegevens van gebruikersaccounts
Vluchtgegevens en GPS-tracks
Auditlogboeken van verwijderingen
Registraties van toestemming
Sessiegegevens
Toegangslogboeken
Systeemback-ups

2. Bewaarschema

2.1 Gebruikersaccounts en profielgegevens

Bewaartermijn: onbepaald (tot verwijdering door de gebruiker of 3 jaar inactiviteit)

Rechtsgrond: toestemming (artikel 6, lid 1, onder a), AVG)

Beschrijving: gebruikersaccounts blijven onbepaalde tijd actief zolang gebruikers de dienst blijven gebruiken. Gebruikers kunnen hun account op elk moment verwijderen via de profielinstellingen.

Automatische verwijdering: accounts waarop 3 opeenvolgende jaren niet is ingelogd, worden automatisch verwijderd nadat de gebruiker na 2,5 jaar een waarschuwingsmail heeft ontvangen.

Betrokken gegevens:

E-mailadres
Gebruikersnaam
Profielgegevens
Accountvoorkeuren
Aanmaakdatum en tijdstip van de laatste login

2.2 Vluchtgegevens en GPS-tracks

Bewaartermijn: onbepaald (tot verwijdering door de gebruiker)

Rechtsgrond: toestemming (artikel 6, lid 1, onder a), AVG)

Beschrijving: door gebruikers geüploade vluchtgegevens worden onbepaalde tijd bewaard, omdat ze de kernfunctie van de dienst vormen. Gebruikers kunnen op elk moment afzonderlijke vluchten of al hun vluchtgegevens verwijderen.

Automatische verwijdering: vluchtgegevens worden NIET automatisch verwijderd. Wanneer een gebruikersaccount wordt verwijderd (handmatig of wegens inactiviteit), worden alle bijbehorende vluchtgegevens definitief verwijderd.

Betrokken gegevens:

GPS-tracks en vluchtroutes
Metagegevens van vluchten (datum, duur, afstand enzovoort)
Start- en landingslocaties
Weersomstandigheden
Gegevens over het luchtvaartuig

2.3 Auditlogboek van verwijderingen

Bewaartermijn: 7 jaar vanaf de datum van verwijdering

Rechtsgrond: wettelijke verplichting (EU-wetgeving inzake belastingen en het bijhouden van gegevens)

Beschrijving: wanneer een gebruiker zijn account verwijdert, wordt in de collectie account_deletions een gepseudonimiseerd record aangemaakt, met het oog op naleving en fraudepreventie. Dit record bevat GEEN persoonlijk identificeerbare gegevens.

Automatische verwijdering: records ouder dan 7 jaar worden automatisch verwijderd op de eerste dag van elke maand, via een geplande cronjob.

Betrokken gegevens:

Geanonimiseerde gebruikers-ID (MongoDB ObjectId)
Tijdstip van verwijdering
Reden van verwijdering (door de gebruiker of wegens inactiviteit)
Datum van de laatste login (bij verwijdering wegens inactiviteit)
Datum van de waarschuwing wegens inactiviteit (indien van toepassing)

NIET betrokken gegevens:

E-mailadres
Gebruikersnaam
Andere persoonlijk identificeerbare gegevens

Bewaartermijn: onbepaald (zolang het gebruikersaccount bestaat)

Rechtsgrond: wettelijk vereiste (artikel 7, lid 1, AVG)

Beschrijving: registraties van de toestemming van de gebruiker (registratieovereenkomst, aanvaarding van het privacybeleid, toestemming voor gegevensverwerking) worden bewaard zolang het gebruikersaccount bestaat, om aan te tonen dat aan de toestemmingsvereisten van de AVG is voldaan.

Automatische verwijdering: registraties van toestemming worden verwijderd wanneer het gebruikersaccount wordt verwijderd.

Betrokken gegevens:

Tijdstip van de toestemming
Soort toestemming (registratie, gegevensverwerking, privacybeleid)
Aanvaarde versie van het privacybeleid
Status van de toestemming (aanvaard)

2.5 Toegangslogboeken

Bewaartermijn: 1 jaar (indien geïmplementeerd)

Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (beveiliging en fraudepreventie)

Beschrijving: toegangslogboeken die de authenticatie van gebruikers en API-verzoeken registreren, worden om veiligheidsredenen bewaard. Opmerking: toegangslogboeken zijn momenteel niet geïmplementeerd in We-Fly.

Automatische verwijdering: toegangslogboeken ouder dan 1 jaar worden wekelijks automatisch verwijderd via een geplande cronjob (zodra geïmplementeerd).

2.6 Sessiegegevens

Bewaartermijn: 30 dagen na je laatste bezoek, en nooit langer dan 90 dagen nadat je bent ingelogd

Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (authenticatie van de gebruiker)

Beschrijving: wanneer je inlogt, wordt in je browser een versleutelde HTTP-only sessiecookie opgeslagen. Elk bezoek verlengt die met 30 dagen, zodat ze verloopt als je We-Fly 30 dagen niet opent, en 90 dagen na het inloggen wordt je gevraagd opnieuw in te loggen, hoe vaak je ook langskomt. Uitloggen verwijdert de cookie meteen. Je wachtwoord opnieuw instellen of je account verwijderen beëindigt elke sessie, op elk toestel, bij het volgende verzoek.

Automatische verwijdering: sessies worden niet in onze database opgeslagen: de cookie zelf is de sessie. Je browser verwijdert ze wanneer ze verloopt, en de server weigert elke sessie die verlopen is, ouder is dan 90 dagen of beëindigd werd door het opnieuw instellen van een wachtwoord of het verwijderen van een account.

Betrokken gegevens:

Gebruikers-ID, e-mailadres, weergavenaam en URL van de profielfoto
Accountrol en status van de toestemming
Weergavevoorkeuren (thema, zichtbaarheid van het profiel)
Tijdstip van inloggen en tijdstip van verloop
Sessieversie (gebruikt om sessies vroegtijdig te beëindigen)

2.7 Inactieve accounts

Bewaartermijn: 3 jaar vanaf de laatste login

Rechtsgrond: beginsel van opslagbeperking (artikel 5, lid 1, onder e), AVG)

Beschrijving: gebruikersaccounts die 3 opeenvolgende jaren niet zijn gebruikt, worden als inactief beschouwd en automatisch verwijderd.

Waarschuwingssysteem:

Na 2,5 jaar inactiviteit krijgen gebruikers een waarschuwingsmail dat hun account binnen 6 maanden wordt verwijderd
Gebruikers kunnen de verwijdering voorkomen door gewoon in te loggen, op elk moment vóór de grens van 3 jaar
Zodra de grens van 3 jaar is bereikt, wordt het account automatisch verwijderd als de gebruiker eerder werd gewaarschuwd

Automatische verwijdering: inactieve accounts worden wekelijks automatisch verwijderd via een geplande cronjob (elke zondag om 3:00 uur UTC).

2.8 Back-upgegevens

Bewaartermijn: 7 dagen (doorlopende bewaring)

Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (herstel na een calamiteit)

Beschrijving: databaseback-ups worden doorlopend 7 dagen bewaard. Verwijderde gegevens blijven tot 7 dagen na de verwijdering in back-ups staan.

Automatische verwijdering: back-ups ouder dan 7 dagen worden automatisch verwijderd door het back-upsysteem.

Belangrijk: gebruikers die om onmiddellijke en volledige wissing van hun gegevens vragen, moeten worden geïnformeerd dat verwijderde gegevens tot 7 dagen in back-ups kunnen blijven staan. Na deze periode zijn de gegevens definitief onherstelbaar.

3. Verwijderingsprocedures

3.1 Verwijdering van het account door de gebruiker

Gebruikers kunnen hun account op elk moment verwijderen via de pagina met profielinstellingen:

Ga naar Profiel en open Account verwijderen in de sectie Account
Lees de waarschuwingen over de verwijdering
Typ je e-mailadres om te bevestigen
Klik op Mijn account definitief verwijderen
Het account en alle bijbehorende gegevens worden definitief verwijderd

Wat wordt verwijderd:

Het gebruikersaccount en de profielgegevens
Alle vluchtgegevens en GPS-tracks
Alle registraties van toestemming
Alle sessiegegevens

Wat wordt bewaard:

Het gepseudonimiseerde auditlogboek van verwijderingen (gedurende 7 jaar)

3.2 Automatische verwijdering van inactieve accounts

Inactieve accounts (3 jaar geen login) worden automatisch verwijderd:

Na 2,5 jaar inactiviteit ontvangt de gebruiker een waarschuwingsmail
Het gebruikersrecord wordt gemarkeerd met inactivityWarned: true en het tijdstip inactivityWarnedAt
Als de gebruiker inlogt, wordt de waarschuwingsmarkering gewist
Na 3 jaar inactiviteit (als de gebruiker niet heeft ingelogd) wordt het account automatisch verwijderd
Het auditlogboek van verwijderingen registreert de verwijdering wegens inactiviteit

3.3 Automatische opschoning van het auditlogboek van verwijderingen

Records in het auditlogboek van verwijderingen die ouder zijn dan 7 jaar, worden automatisch verwijderd:

De cronjob draait maandelijks (op de 1e dag van elke maand om middernacht UTC)
Records met een tijdstip deletedAt ouder dan 7 jaar worden opgespoord
De records worden definitief verwijderd uit de collectie account_deletions
Het aantal verwijderingen wordt gelogd voor monitoring

3.4 Handmatige verwijdering uit back-ups (noodprocedure)

In uitzonderlijke gevallen waarin onmiddellijke wissing van gegevens vereist is (bijvoorbeeld een gerechtelijk bevel of een dringend AVG-verzoek):

Het gebruikersaccount wordt via de normale procedure verwijderd
De databasebeheerder spoort de gegevens handmatig op in recente back-ups en verwijdert ze
Toegang tot back-ups is beperkt tot bevoegde beheerders
De handmatige verwijdering uit back-ups wordt gelogd en gemeld aan de functionaris voor gegevensbescherming

Opmerking: deze procedure wordt alleen in uitzonderlijke omstandigheden gebruikt, omdat ze een handmatige ingreep in de database vereist.

4. Rechtsgrond voor de bewaring

4.1 Gebruikersaccounts en vluchtgegevens

Rechtsgrond: toestemming (artikel 6, lid 1, onder a), AVG)

Gebruikers geven uitdrukkelijk toestemming voor de gegevensverwerking wanneer ze zich bij We-Fly registreren. Gebruikers hebben zeggenschap over hun gegevens en kunnen ze op elk moment verwijderen.

4.2 Auditlogboek van verwijderingen

Rechtsgrond: wettelijke verplichting (EU-vereisten inzake het bijhouden van gegevens)

Europese belasting- en financiële regelgeving vereist dat gegevens 7 jaar worden bijgehouden. Hoewel We-Fly geen financiële instelling is, is een bewaartermijn van 7 jaar een algemeen aanvaarde norm om naleving van de regelgeving inzake gegevensbescherming aan te tonen.

4.3 Verwijdering van inactieve accounts

Rechtsgrond: beginsel van opslagbeperking (artikel 5, lid 1, onder e), AVG)

Inactieve accounts onbepaalde tijd bewaren schendt het beginsel van opslagbeperking. Na 3 jaar inactiviteit is er geen gerechtvaardigd doel meer om de gegevens te bewaren.

4.4 Back-ups

Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (herstel na een calamiteit)

Een bewaring van back-ups gedurende 7 dagen is een redelijk evenwicht tussen de mogelijkheid tot herstel na een calamiteit en de beginselen van minimale gegevensverwerking.

5. Automatische handhaving

Bewaartermijnen worden gehandhaafd via automatische, geplande taken:

5.1 Taak voor de opschoning van het auditlogboek van verwijderingen

Planning: maandelijks (1e dag van de maand om middernacht UTC)
Trigger: cronjob
Actie: records ouder dan 7 jaar verwijderen

5.2 Taak voor de afhandeling van inactieve accounts

Planning: wekelijks (zondag om 3:00 uur UTC)
Trigger: cronjob
Acties:
- Waarschuwingsmails sturen naar gebruikers na 2,5 jaar inactiviteit
- Accounts verwijderen na 3 jaar inactiviteit (indien gewaarschuwd)

6. Rechten van de gebruiker

6.1 Recht op gegevenswissing (artikel 17 AVG)

Gebruikers kunnen op elk moment via de profielinstellingen vragen om onmiddellijke verwijdering van hun account en alle bijbehorende gegevens.

Uitzondering: het auditlogboek van verwijderingen wordt als wettelijk vereiste 7 jaar bewaard, maar bevat geen persoonlijk identificeerbare gegevens.

Gebruikers kunnen hun gegevens op elk moment exporteren: Gegevens exporteren in de sectie Account van hun profiel downloadt hun originele IGC-bestanden samen met hun vluchtgegevens, en afzonderlijke IGC-bestanden kunnen worden gedownload via de vluchtenpagina's.

Gebruikers hebben op elk moment toegang tot al hun persoonsgegevens via hun profiel en de pagina's met hun vluchtgeschiedenis.

Gebruikers kunnen bezwaar maken tegen de automatische verwijdering van inactieve accounts door gewoon in te loggen vóór de grens van 3 jaar. Dat voorkomt de automatische verwijdering.

7.1 Herzieningsschema

Dit beleid wordt jaarlijks herzien op de verjaardag van de ingangsdatum. De volgende geplande herziening is op 2026-11-25.

7.2 Aanleidingen voor een bijwerking

Dit beleid wordt herzien en bijgewerkt wanneer:

De AVG-regelgeving of de interpretatie ervan verandert
Nieuwe soorten gegevens worden verzameld
Bewaarvereisten veranderen
Systemen voor automatische verwijdering worden aangepast
Feedback van gebruikers aangeeft dat het beleid verbeterd moet worden

7.3 Kennisgeving aan gebruikers

Wanneer dit beleid wordt bijgewerkt:

Wordt het versienummer verhoogd
Worden de wijzigingen vastgelegd in de wijzigingsgeschiedenis van het privacybeleid
Worden gebruikers per e-mail op de hoogte gebracht als de wijzigingen gevolgen hebben voor de bewaring van hun gegevens
Wordt het bijgewerkte beleid gepubliceerd op /doc/data-retention-policy

8. Monitoring en naleving

8.1 Monitoring van cronjobs

De cronjobs voor de handhaving van de bewaartermijnen worden gemonitord via:

De logboeken van cronjobs op de server
Applicatielogboeken voor geslaagde uitvoeringen
Foutregistratie voor mislukte uitvoeringen

Verwachte loguitvoer:

Opschoning van het auditlogboek: "Deleted X old deletion records (older than 7 years)"
Inactieve accounts: "Sent warnings to X users, deleted Y inactive accounts"

8.2 Controle op naleving

De naleving van dit beleid wordt gecontroleerd via:

Een maandelijkse controle van de uitvoeringslogboeken van de cronjobs
Driemaandelijkse databasequery's om na te gaan of de bewaartermijnen worden gehandhaafd
Een jaarlijkse audit op naleving van de AVG

9. Contactgegevens

Voor vragen of opmerkingen over dit bewaarbeleid voor gegevens:

Privacybeleid: Privacybeleid bekijken
AVG-verzoeken: gebruik de functie om je account te verwijderen in de profielinstellingen

10. Referenties

Documentgeschiedenis:

v1.0 (2025-11-25): eerste opstelling van het beleid