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Politica di conservazione dei dati

Periodi di conservazione dei dati e procedure di cancellazione di We-Fly nel dettaglio

Questa traduzione è fornita per comodità. Fa fede la versione inglese.

Versione: 1.1 Data di entrata in vigore: 2025-11-25 Data dell’ultima revisione: 2026-10-07 Data della prossima revisione: 2026-11-25 Conformità al GDPR: Articolo 5(1)(e): limitazione della conservazione; Articolo 17: diritto alla cancellazione

1. Finalità e ambito di applicazione

La presente Politica di conservazione dei dati stabilisce i periodi di conservazione e le procedure di cancellazione dei dati personali trattati da We-Fly in conformità all’Articolo 5(1)(e) del GDPR, il quale richiede che i dati personali siano «conservati in una forma che consenta l’identificazione degli interessati per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati».

La presente politica si applica a tutti i dati personali raccolti, trattati e conservati da We-Fly, compresi:

Le informazioni dell’account utente
I dati di volo e le tracce GPS
I registri di audit delle eliminazioni
Le registrazioni dei consensi
I dati di sessione
I log di accesso
I backup di sistema

2. Calendario di conservazione dei dati

2.1 Account utente e dati del profilo

Periodo di conservazione: indeterminato (fino all’eliminazione da parte dell’utente o a 3 anni di inattività)

Base giuridica: consenso (Articolo 6(1)(a) del GDPR)

Descrizione: gli account utente restano attivi a tempo indeterminato finché gli utenti continuano a usare il servizio. Gli utenti possono eliminare il proprio account in qualsiasi momento dalle impostazioni del profilo.

Eliminazione automatica: gli account senza alcun accesso per 3 anni consecutivi vengono eliminati automaticamente, dopo che l’utente ha ricevuto un’email di avviso al compimento dei 2,5 anni.

Dati inclusi:

Indirizzo email
Nome utente
Informazioni del profilo
Preferenze dell’account
Data di creazione e marca temporale dell’ultimo accesso

2.2 Dati di volo e tracce GPS

Periodo di conservazione: indeterminato (fino all’eliminazione da parte dell’utente)

Base giuridica: consenso (Articolo 6(1)(a) del GDPR)

Descrizione: i dati di volo caricati dagli utenti sono conservati a tempo indeterminato perché costituiscono la funzionalità principale del servizio. Gli utenti possono eliminare singoli voli o tutti i dati di volo in qualsiasi momento.

Eliminazione automatica: i dati di volo NON vengono eliminati automaticamente. Quando un account utente viene eliminato (manualmente o per inattività), tutti i dati di volo associati vengono eliminati definitivamente.

Dati inclusi:

Tracce GPS e percorsi di volo
Metadati del volo (data, durata, distanza, ecc.)
Luoghi di decollo e di atterraggio
Condizioni meteo
Informazioni sull’aeromobile

2.3 Registro di audit delle eliminazioni

Periodo di conservazione: 7 anni dalla data di eliminazione

Base giuridica: obbligo legale (normativa UE in materia fiscale e di tenuta dei registri)

Descrizione: quando un utente elimina il proprio account, viene creato un record pseudonimizzato nella collezione account_deletions per finalità di conformità e di prevenzione delle frodi. Questo record NON contiene informazioni che consentano l’identificazione personale.

Eliminazione automatica: i record più vecchi di 7 anni vengono eliminati automaticamente il primo giorno di ogni mese tramite un cron job pianificato.

Dati inclusi:

ID utente anonimizzato (ObjectId MongoDB)
Marca temporale dell’eliminazione
Motivo dell’eliminazione (su iniziativa dell’utente o per inattività)
Data dell’ultimo accesso (se l’eliminazione è dovuta a inattività)
Data dell’avviso di inattività (se applicabile)

Dati NON inclusi:

Indirizzo email
Nome utente
Qualsiasi informazione che consenta l’identificazione personale

Periodo di conservazione: indeterminato (finché esiste l’account utente)

Base giuridica: obbligo legale (Articolo 7(1) del GDPR)

Descrizione: le registrazioni dei consensi dell’utente (accettazione delle condizioni di registrazione, accettazione dell’informativa sulla privacy, consenso al trattamento dei dati) sono conservate per tutta la durata dell’account utente, per dimostrare il rispetto dei requisiti del GDPR in materia di consenso.

Eliminazione automatica: le registrazioni dei consensi vengono eliminate quando viene eliminato l’account utente.

Dati inclusi:

Marca temporale del consenso
Tipo di consenso (registrazione, trattamento dei dati, informativa sulla privacy)
Versione dell’informativa sulla privacy accettata
Stato del consenso (accettato)

2.5 Log di accesso

Periodo di conservazione: 1 anno (se implementati)

Base giuridica: legittimo interesse (sicurezza e prevenzione delle frodi)

Descrizione: i log di accesso che registrano l’autenticazione degli utenti e le richieste API sono conservati per finalità di sicurezza. Nota: i log di accesso non sono attualmente implementati in We-Fly.

Eliminazione automatica: i log di accesso più vecchi di 1 anno vengono eliminati automaticamente ogni settimana tramite un cron job pianificato (quando saranno implementati).

2.6 Dati di sessione

Periodo di conservazione: 30 giorni dall’ultima visita, e mai più di 90 giorni dall’accesso

Base giuridica: legittimo interesse (autenticazione dell’utente)

Descrizione: l’accesso memorizza nel tuo browser un cookie di sessione cifrato e HTTP-only. Ogni visita lo rinnova per altri 30 giorni, quindi scade dopo 30 giorni senza aprire We-Fly, e ti viene chiesto di accedere di nuovo 90 giorni dopo l’accesso, indipendentemente da quanto spesso visiti il sito. Uscire dall’account elimina subito il cookie. Reimpostare la password o eliminare l’account termina ogni sessione, su ogni dispositivo, alla sua richiesta successiva.

Eliminazione automatica: le sessioni non sono conservate nel nostro database: la sessione è il cookie stesso. Il browser lo elimina alla scadenza, e il server rifiuta qualsiasi sessione scaduta, più vecchia di 90 giorni o terminata da una reimpostazione della password o da un’eliminazione dell’account.

Dati inclusi:

ID utente, indirizzo email, nome visualizzato e URL dell’immagine del profilo
Ruolo dell’account e stato del consenso
Preferenze di visualizzazione (tema, visibilità del profilo)
Ora dell’accesso e marca temporale di scadenza
Versione della sessione (usata per terminare le sessioni in anticipo)

2.7 Account inattivi

Periodo di conservazione: 3 anni dall’ultimo accesso

Base giuridica: principio di limitazione della conservazione (Articolo 5(1)(e) del GDPR)

Descrizione: gli account utente a cui non si accede da 3 anni consecutivi sono considerati inattivi e vengono eliminati automaticamente.

Sistema di avviso:

Dopo 2,5 anni di inattività, gli utenti ricevono un’email di avviso che li informa che il loro account sarà eliminato entro 6 mesi
Gli utenti possono evitare l’eliminazione semplicemente accedendo in qualsiasi momento prima della soglia dei 3 anni
Una volta raggiunta la soglia dei 3 anni, l’account viene eliminato automaticamente se l’utente era stato avvisato in precedenza

Eliminazione automatica: gli account inattivi vengono eliminati automaticamente ogni settimana tramite un cron job pianificato (ogni domenica alle 3:00 UTC).

2.8 Dati di backup

Periodo di conservazione: 7 giorni (conservazione a rotazione)

Base giuridica: legittimo interesse (ripristino in caso di disastro)

Descrizione: i backup del database sono conservati a rotazione su 7 giorni. I dati eliminati restano nei backup per un massimo di 7 giorni dopo l’eliminazione.

Eliminazione automatica: i backup più vecchi di 7 giorni vengono eliminati automaticamente dal sistema di backup.

Importante: gli utenti che chiedono una cancellazione immediata e completa dei dati devono essere informati che i dati eliminati possono restare nei backup per un massimo di 7 giorni. Trascorso questo periodo, i dati sono definitivamente irrecuperabili.

3. Procedure di cancellazione

3.1 Eliminazione dell’account da parte dell’utente

Gli utenti possono eliminare il proprio account in qualsiasi momento dalla pagina delle impostazioni del profilo:

Vai su Profilo e apri Elimina account nella sezione Account
Leggi gli avvisi di eliminazione
Digita il tuo indirizzo email per confermare
Clicca Elimina definitivamente il mio account
L’account e tutti i dati associati vengono eliminati definitivamente

Cosa viene eliminato:

L’account utente e le informazioni del profilo
Tutti i dati di volo e le tracce GPS
Tutte le registrazioni dei consensi
Tutti i dati di sessione

Cosa viene conservato:

Il registro di audit pseudonimizzato dell’eliminazione (per 7 anni)

3.2 Eliminazione automatica degli account inattivi

Gli account inattivi (3 anni senza accessi) vengono eliminati automaticamente:

Dopo 2,5 anni di inattività, l’utente riceve un’email di avviso
Il record dell’utente viene contrassegnato con inactivityWarned: true e con la marca temporale inactivityWarnedAt
Se l’utente accede, il contrassegno di avviso viene rimosso
Dopo 3 anni di inattività (se l’utente non ha effettuato l’accesso), l’account viene eliminato automaticamente
Il registro di audit delle eliminazioni registra l’eliminazione dovuta a inattività

3.3 Pulizia automatica del registro di audit delle eliminazioni

I record del registro di audit delle eliminazioni più vecchi di 7 anni vengono eliminati automaticamente:

Il cron job viene eseguito mensilmente (il 1° giorno di ogni mese a mezzanotte UTC)
Vengono individuati i record con marca temporale deletedAt più vecchia di 7 anni
I record vengono eliminati definitivamente dalla collezione account_deletions
Il numero di eliminazioni viene registrato a fini di monitoraggio

3.4 Eliminazione manuale dai backup (procedura di emergenza)

Nei casi eccezionali in cui è richiesta la cancellazione immediata dei dati (ad es. ordine dell’autorità giudiziaria, richiesta GDPR urgente):

L’account utente viene eliminato con la procedura ordinaria
L’amministratore del database individua ed elimina manualmente i dati dai backup recenti
L’accesso ai backup è riservato ai soli amministratori autorizzati
L’eliminazione manuale dai backup viene registrata e comunicata al responsabile della protezione dei dati

Nota: questa procedura è usata solo in circostanze eccezionali, poiché richiede un intervento manuale sul database.

4. Base giuridica della conservazione

4.1 Account utente e dati di volo

Base giuridica: consenso (Articolo 6(1)(a) del GDPR)

Gli utenti prestano il proprio consenso esplicito al trattamento dei dati al momento della registrazione su We-Fly. Gli utenti controllano i propri dati e possono eliminarli in qualsiasi momento.

4.2 Registro di audit delle eliminazioni

Base giuridica: obbligo legale (requisiti UE di tenuta dei registri)

Le normative fiscali e finanziarie europee impongono di conservare i registri per 7 anni. Sebbene We-Fly non sia un istituto finanziario, il periodo di conservazione di 7 anni è uno standard ampiamente accettato per dimostrare la conformità alle normative sulla protezione dei dati.

4.3 Eliminazione degli account inattivi

Base giuridica: principio di limitazione della conservazione (Articolo 5(1)(e) del GDPR)

Conservare a tempo indeterminato gli account inattivi viola il principio di limitazione della conservazione. Dopo 3 anni di inattività non esiste alcuna finalità legittima per conservare i dati.

4.4 Backup

Base giuridica: legittimo interesse (ripristino in caso di disastro)

Una conservazione dei backup di 7 giorni rappresenta un equilibrio ragionevole tra le capacità di ripristino in caso di disastro e il principio di minimizzazione dei dati.

5. Applicazione automatica

I limiti di conservazione dei dati sono applicati tramite processi pianificati automatici:

5.1 Processo di pulizia del registro di audit delle eliminazioni

Pianificazione: mensile (1° giorno del mese a mezzanotte UTC)
Avvio: cron job
Azione: eliminazione dei record più vecchi di 7 anni

5.2 Processo di gestione degli account inattivi

Pianificazione: settimanale (domenica alle 3:00 UTC)
Avvio: cron job
Azioni:
- Invio delle email di avviso agli utenti a 2,5 anni di inattività
- Eliminazione degli account a 3 anni di inattività (se avvisati)

6. Diritti degli utenti

6.1 Diritto alla cancellazione (Articolo 17 del GDPR)

Gli utenti possono chiedere in qualsiasi momento l’eliminazione immediata del proprio account e di tutti i dati associati dalle impostazioni del profilo.

Eccezione: il registro di audit delle eliminazioni è conservato per 7 anni in quanto requisito di legge, ma non contiene informazioni che consentano l’identificazione personale.

Gli utenti possono esportare i propri dati in qualsiasi momento: Esporta i dati, nella sezione Account del profilo, scarica i file IGC originali insieme alle registrazioni dei voli, e i singoli file IGC possono essere scaricati dalle pagine dei voli.

Gli utenti possono accedere in qualsiasi momento a tutti i propri dati personali dal proprio profilo e dalle pagine dello storico dei voli.

Gli utenti possono opporsi all’eliminazione automatica degli account inattivi semplicemente accedendo prima della soglia dei 3 anni. In questo modo l’eliminazione automatica viene evitata.

7.1 Calendario di revisione

La presente politica viene rivista ogni anno nell’anniversario della data di entrata in vigore. La prossima revisione prevista è il 2026-11-25.

7.2 Motivi di aggiornamento

La presente politica sarà rivista e aggiornata quando:

Cambiano le norme del GDPR o la loro interpretazione
Vengono raccolti nuovi tipi di dati
Cambiano i requisiti di conservazione
Vengono modificati i sistemi di eliminazione automatica
I riscontri degli utenti indicano la necessità di migliorare la politica

7.3 Notifica agli utenti

Quando la presente politica viene aggiornata:

Il numero di versione viene incrementato
Le modifiche sono documentate nel registro delle modifiche dell’informativa sulla privacy
Gli utenti vengono informati via email se le modifiche riguardano la conservazione dei loro dati
La politica aggiornata viene pubblicata su /doc/data-retention-policy

8. Monitoraggio e conformità

8.1 Monitoraggio dei cron job

I cron job che applicano la conservazione sono monitorati tramite:

I log dei cron job sul server
I log dell’applicazione per le esecuzioni riuscite
La registrazione degli errori per le esecuzioni non riuscite

Output di log previsto:

Pulizia del registro di audit: "Deleted X old deletion records (older than 7 years)"
Account inattivi: "Sent warnings to X users, deleted Y inactive accounts"

8.2 Verifica della conformità

La conformità alla presente politica viene verificata tramite:

Revisione mensile dei log di esecuzione dei cron job
Query trimestrali sul database per verificare che i limiti di conservazione siano applicati
Audit annuale di conformità al GDPR

9. Contatti

Per domande o dubbi sulla presente politica di conservazione dei dati:

Informativa sulla privacy: Leggi l’informativa sulla privacy
Richieste GDPR: usa la funzione di eliminazione dell’account nelle impostazioni del profilo

10. Riferimenti

Cronologia del documento:

v1.0 (2025-11-25): creazione iniziale della politica